Verklaring belangenconflicten
Verklaring inzake Belangenconflicten
BLOX zet zich in om belangenconflicten te beheersen die kunnen ontstaan bij het verlenen van crypto-activadiensten aan onze klanten. BLOX heeft een Beleid inzake belangenconflicten geïmplementeerd om een hoog niveau van transparantie, eerlijkheid en integriteit in onze bedrijfsvoering te waarborgen en om te voldoen aan de regelgeving onder de Markets in Crypto-Assets Regulation (MiCAR). Dit beleid beschrijft onze aanpak voor het voorkomen en, voor zover van toepassing, het identificeren, beperken en beheren van belangenconflicten ter bescherming van de belangen van onze klanten.
1. Reikwijdte van het beleid inzake belangenconflicten van BLOX
Dit beleid is van toepassing op alle werknemers, bestuurders en verbonden partijen van BLOX. Het dekt potentiële conflicten die kunnen ontstaan:
- Tussen BLOX (en de gelieerde entiteiten) en haar klanten.
- Tussen werknemers of medewerkers van BLOX en haar klanten.
- Tussen verschillende (groepen van) klanten.
- In elke andere situatie waarin de belangen van BLOX (en de gelieerde entiteiten), haar werknemers, bestuursleden, aandeelhouders of medewerkers aanleiding kunnen geven tot een belangenconflict.
2. Definitie van belangenconflicten
Belangenconflicten zijn situaties waarin concurrerende verplichtingen of prikkels ertoe kunnen leiden dat BLOX of haar personeel het ene belang boven het andere stelt. Dergelijke situaties kunnen een risico vormen op schade of nadeel voor onze klanten, direct of indirect. Veelvoorkomende voorbeelden zijn:
- BLOX of haar personeel heeft financieel voordeel ten koste van onze klanten.
- BLOX of gelieerde entiteiten hebben een belang bij de uitkomst van een dienst of order dat verschilt van het belang van de klant.
- BLOX heeft een financieel of ander voordeel om de ene klant of groep klanten boven de andere te stellen.
3. Identificatie van conflicten
Om belangenconflicten effectief te beheren, is BLOX proactief in het identificeren van potentiële en daadwerkelijke conflicten die kunnen ontstaan tijdens het verlenen van diensten en in de bredere bedrijfsvoering. Dit houdt in:
- Het in kaart brengen van potentiële conflicten binnen bedrijfsprocessen, werknemersrollen en klantinteracties.
- Continue training van de raad van bestuur en medewerkers in het herkennen en beheren van belangenconflicten.
- Documentatie van conflicten die zich hebben voorgedaan of kunnen voordoen, om transparantie te waarborgen en systematisch toezicht en beoordeling mogelijk te maken.
4. Preventieve maatregelen
BLOX handhaaft verschillende preventieve maatregelen om het ontstaan van belangenconflicten te minimaliseren, waaronder:
- Taakscheiding: BLOX scheidt functies en verantwoordelijkheden tussen bestuursleden, afdelingen en functies met mogelijk concurrerende belangen. Werknemers die bij verschillende activiteiten betrokken zijn, hebben voldoende onafhankelijkheid om belangenconflicten te voorkomen.
- Vertrouwelijkheid en informatiebarrières: Vertrouwelijke informatie is alleen toegankelijk voor relevante werknemers en informatie-uitwisseling tussen afdelingen is beperkt om conflicten te voorkomen door informatie-asymmetrie.
- Anti-omkoping en corruptiebeleid: BLOX handhaaft een beleid met betrekking tot geschenken, gastvrijheid en entertainment. Werknemers en bestuurders moeten bepaalde ontvangen geschenken, gastvrijheid en entertainment registreren om te waarborgen dat deze geen invloed hebben op zakelijke beslissingen.
- Implementatie van passende beleidsmaatregelen: BLOX heeft verschillende statuten, beleidslijnen en standaarden geïmplementeerd om het belang van klanten te waarborgen, zoals het Prijsbeleid (en publicatie daarvan op de website en in de app) en het coin listing-proces conform het Treasury Policy.
- Second line activiteiten: de Compliance Officer van BLOX houdt toezicht op besluiten van de raad van bestuur om te beoordelen of sprake is van materiële belangenconflicten en welke vervolgprocedures zijn getroffen.
- Unanieme besluitvorming: belangrijke strategische beslissingen vereisen de unanieme goedkeuring van alle bestuursleden.
- Verantwoord beloningsbeleid: het beloningsbeleid van BLOX dient te voorkomen dat bestuurders en werknemers eigenbelang boven het bredere belang van BLOX en haar klanten stellen.
5. Beheer van belangenconflicten
Wanneer belangenconflicten niet kunnen worden voorkomen, heeft BLOX maatregelen ingesteld om ze te beheersen en te beperken:
- Openheid richting klanten: in gevallen waarin een conflict het belang van klanten kan beïnvloeden, zal BLOX het conflict op duidelijke en begrijpelijke wijze meedelen voordat wordt overgegaan tot de desbetreffende dienst of activiteit. Zo kunnen klanten weloverwogen beslissingen nemen over de crypto-activadiensten van BLOX.
- Jaarlijkse evaluatie door derden: een externe partij voert jaarlijks een evaluatie uit over de naleving van de procedures rond geïdentificeerde belangenconflicten zoals vastgelegd in het Beleid inzake belangenconflicten.
- Verscherpt toezicht op risicovolle situaties: sommige conflicten, zoals die waarbij sprake is van vergoedingen of klantvoorkeuren of groepsstructuren, worden extra zorgvuldig beoordeeld om te waarborgen dat de beheersmaatregelen voldoende en doeltreffend zijn.
- Meldingsprocedure: BLOX beschikt over een klokkenluidersregeling waarmee iedereen, inclusief werknemers, vertrouwelijk belangenconflicten of schendingen van dit beleid kan melden zonder angst voor represailles.
6. Openheid en toestemming van klanten
Indien BLOX vaststelt dat een belangenconflict niet kan worden voorkomen of voldoende kan worden beheerd via interne maatregelen, zal BLOX de betreffende klant(en) informeren. Deze melding bevat:
- Een duidelijke beschrijving van de aard van het belangenconflict.
- De mogelijke impact op het belang van de klant.
- De maatregelen die BLOX heeft genomen om het conflict te beperken.
Openheid over conflicten
BLOX maakt deel uit van een groepsstructuur. Tot de BLOX-groep behoren onder andere Coinmerce, Coinmerce Earn, QuantFi en Coinmerce Capital Management. Door deze groepsstructuur kan een (potentieel) belangenconflict ontstaan door de aard van de diensten die deze entiteiten leveren in relatie tot crypto-activa, zoals de aard van de diensten van BLOX ten opzichte van Coinmerce.
Daarnaast zijn sommige bestuursleden van BLOX ook bestuurslid van andere entiteiten binnen de groep, terwijl sommige indirecte aandeelhouders met een meerderheidsbelang in BLOX ook belangen hebben in Coinmerce, Coinmerce Earn, QuantFi en Coinmerce Capital Management. Verder hebben bepaalde indirecte aandeelhouders met een minderheidsbelang in BLOX ook een belang in BTC Direct.
BLOX erkent het belang van een adequate en transparante informatievoorziening richting klanten en wil haar klanten dan ook op een transparante manier informeren over de genomen maatregelen om deze inherente belangenconflicten te beperken. Deze conflicten zijn beperkt door onder andere: de gezamenlijke bevoegdheid van bestuursleden, de unanieme besluitvorming bij belangrijke strategische beslissingen, de driemaandelijkse beoordeling van (potentiële) belangenconflicten door de raad van advies, het strikt omgaan met conflicten in het besluitvormingsproces en de jaarlijkse validatie door een derde partij van de naleving van het beleid en de procedures voor het beheren en monitoren van belangenconflicten.
BLOX heeft geen andere belangenconflicten geïdentificeerd die onder de toepasselijke regelgeving openbaar gemaakt moeten worden. Mocht zich in de toekomst een belangenconflict voordoen dat niet adequaat kan worden voorkomen of beheerd, dan zal BLOX haar klanten hier direct over informeren. Deze melding bevat de datum waarop het conflict is ontstaan en wordt chronologisch weergegeven onderaan dit document.